¿Cómo y por qué generar una factura electrónica?

Una factura representa mucho más que un papel con una cantidad expresada. En realidad, es un documento mercantil en el cual se constata que se ha realizado de forma legal y válida una operación entre dos partes. Sin embargo, gracias a la digitalización, ese documento que solemos recibir o emitir de forma física, ha evolucionado para sumarse a la transformación digital.

Como sabemos que digitalizar los procesos de facturación puede que no sea una tarea fácil, en este post queremos resumir toda la información necesaria para que puedas emitir facturas electrónicas en tu comercio.

¿Qué es una factura electrónica?

En primer lugar, debemos resaltar que la factura electrónica contiene la misma información que una factura tradicional. Esto quiere decir, que al igual que la factura en papel, la electrónica es el justificante de prestación de servicios o de la entrega de bienes, solo que se expide y se recibe de forma telemática.

Otro factor importante que debemos saber sobre la factura electrónica es que su expedición está condicionada al consentimiento de su destinatario. Por lo tanto, esta es una alternativa y legal a la factura en papel tradicional.

Ventajas de la factura electrónica

Tanto para las grandes empresas como para las pymes, la facturación electrónica tiene una serie de ventajas. Entre ellas pueden destacar:

• Permite ahorrar en los costes de impresión y envío postal que pueda requerir el expedir la factura en papel.
• Reduce los ciclos de tramitación, siendo el tiempo de gestión y envío mucho más rápidos y, en consecuencia, también el cobro.
• Disminuye la probabilidad de fraude o de falsificación al no permitir la manipulación del documento.
• Genera un menor impacto en el medio ambiente permitiendo ahorrar en papel y energía, y disminuyendo las emisiones de CO2 derivadas da la impresión y transporte.
• Reduce los errores humanos ya que, al ser un sistema automatizado hay menos probabilidades de cometer equivocaciones a la hora de introducir los datos y enviar la factura.
• Permite ahorrar en espacio de almacenamiento ya que no ocupa espacio físico.
• Facilita el acceso a las facturas almacenadas haciendo el proceso de poder ordenarlas o localizarlas más rápido y ágil.

Tipos de factura electrónica

Existen dos tipos de factura electrónica, las de formato estructurado y las de formato no estructurado. ¡Te las explicamos a continuación!

• Facturas formato estructurado

Estas facturas están formadas por datos que pueden ser generados de manera automática por los programas informáticos de facturación que emplee el emisor. Del mismo modo, también pueden ser tramitadas de forma automatizada por los sistemas informáticos del receptor. Un ejemplo de este tipo de facturas podría ser las que emplean el lenguaje XML como UBL, FACTURAe o EDIFACT, entre otros.

• Facturas con formato no estructurado

Este tipo de facturas consisten en una imagen. Esto significa que el procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos requiera de una intervención manual, o en su defecto, de un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Las facturas más comunes de este tipo son las facturas en papel que posteriormente se escanean y las facturas en formato PDF.

Ambos tipos de facturas son capaces de ser transmitidas mediante internet. La diferencia principal entre ambas es que el formato estructurado permite y facilita el tratamiento automatizado, mientras que el no estructurado no lo facilita.

Formas de generar una factura electrónica

Ahora que conocemos las ventajas y los tipos de facturas electrónicas, te explicamos las diferentes formas de expedir una.

1. A través de un programa o sistema informático que cree facturas electrónicas por el cual se pueda acceder a él a través de internet o de un programa instalado en el ordenador.
2. Mediante la expedición de un tercero que preste servicios de facturación electrónica.
3. Que puedan ser creadas por el propio destinatario de la factura a través de un método de autofacturación.

¿Cuáles son los requisitos que deben cumplir las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas, además del consentimiento de su destinatario, al igual que cualquier factura, deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Que sean legibles.
• Deben garantizar la identidad del proveedor de los bienes o servicios facturados y la del emisor de la factura en caso de no ser el mismo.
• Deben garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Cabe destacar que tanto la legibilidad como la autenticidad de las facturas electrónicas las garantizan los programas informáticos que las crean o reciben.

Si quieres más información sobre las facturas electrónicas, te recomendamos visitar la web del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, FACTURAe.