¿Qué es una factura proforma y cómo hacerla?

El tema de la facturación es un asunto importante a la hora de emprender un negocio. Existen varios tipos de factura como la factura ordinaria, simplificada, rectificativa y electrónica, entre las cuales la factura ordinaria es la más común. Sin embargo, puede que hayas escuchado hablar de la factura proforma. 

Este tipo de factura suele ser utilizada para documentar acuerdos comerciales, especialmente en transacciones internacionales con el fin de evitar cualquier tipo de confusión. Su uso se debe a que ésta incluye todos los detalles relativos a la compraventa de bienes o servicios, pero carece de validez fiscal. A continuación, te explicamos la razón de ser de las facturas proformas y cuáles son sus usos más comunes. 

¿Qué es una factura proforma y para qué sirve?  

Este tipo de factura consiste en un documento de carácter informativo cuyos datos habría que incluir en una factura comercial. Su finalidad principal es proporcionar al comprador toda la información necesaria sobre los elementos que componen la transacción. Normalmente, su emisión coincide con momentos previos a la realización de la operación, aunque esto no supone ninguna obligación de pago y compromiso de que se vaya a realizar la operación. 

A diferencia de una factura comercial, la factura proforma no tiene validez a efectos contables, ya que esta no se registra ni entra dentro de la facturación de la empresa. Tampoco se presenta en la Agencia Tributaria, por lo que no tiene validez legal. Sin embargo, esto no quiere decir que no tenga alguna utilidad. Este tipo de factura sí que puede ser utilizada para exigir que se respeten las condiciones del contrato. 

Otro de los usos más comunes de la factura proforma es el relativo a la solicitud de créditos para justificar la petición de dinero. También se suele usar en casos relacionados con el comercio exterior para justificar el envío de mercancías como pueden ser las muestras. 

¿En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto? 

Seguramente la factura proforma te recuerda a un presupuesto. Sin embargo, aunque ambos documentos son muy similares, el uso que se le da a cada uno es distinto. Un presupuesto es un primer documento informativo que se entiende como una oferta y su función, normalmente es la de iniciar una negociación. Por lo que puede ser aceptado, rechazado y modificado. En cambio, la factura proforma suele ser un reflejo de la factura final que se envía una vez que el presupuesto es aceptado. 

¿Cuándo puedes utilizar una factura proforma?  

• En el caso de que se haya formalizado un pedido, pero el cliente todavía no ha completado el pago, ni se ha entregado la mercancía.  

• Cuando quieras acceder a algún tipo de financiación o préstamo bancario, la factura proforma servirá para comprobar las condiciones del préstamo. 

• Para comprobar la rentabilidad real que tienen los planes de viabilidad o como documento que acredite los gastos de un proyecto que aún no se haya puesto en marcha. 

• En ciertas ocasiones para empezar con algún proceso de fabricación. 

• Para solicitar subvenciones en algunas administraciones públicas. 

¿Cómo hacer una factura proforma?  

Existen ciertos elementos que una factura proforma debe de contener para que se identifique como tal: 

• Siempre tendrá que indicar la palabra “proforma” en un título visible en la cabecera del documento para poder diferenciarla de una factura tradicional. 

• Debe detallar todos aquellos aspectos que sean importantes para completar la información de compra y venta como: los datos del proveedor, así como los datos del destinatario, descripción de los productos o servicios, el precio, la cantidad, entre otros. 

En el caso de que la transacción se realice dentro de la Unión Europea, habrá que incluir el número de IVA comunitario. Y si por alguna razón tienes que emitir una factura proforma en inglés, esta debe incluir los mismos apartados que en español, solo debes de tener en cuenta los impuestos internacionales. 

En resumidas cuentas, una factura proforma puede ser bastante útil para detallar ofertas comerciales, especialmente aquellas de carácter internacional. Existen herramientas que te pueden ayudar a realizar estas facturas como los softwares de facturación y de firma electrónica. Entre los más conocidos están holded, Acrobat Sign, Microsoft Dynamics 365 Project Operations, entre otros. Te invitamos a que utilizas la herramienta que mejor se adapte a las necesidades y circunstancias de tu pyme.